Am un eveniment saptamana viitoare. Totul e sub control! Zici?

Ai lucrat luni de zile pentru a te asigura ca evenimentul tau se va desfasura ca la carte. Ai fost in contact permanent cu toti furnizorii, ai tinut aproape si clientul, i-ai ascultat comentariile, i-ai indeplinit toate cerintele. Deci ce anume s-ar mai putea ivi ? Intrebare de baraj.

Dar sa fim realisti, chiar si cei mai experimentati organizatori de evenimente au avut de-a face cu probleme aparute spontan pe parcursul unui eveniment. Si nu vorbim de clasicele: ploua torential si noi aveam party pe peluza 🙂 sau s-a ars centrala principala si nu avem apa calda in tot hotelul …. Hazardul si legile lui Murphy functioneaza, din pacate cateodata suntem legati de maini si sunt lucruri care ies de sub controlul nostru direct.

Eu ma refer insa la situatii care ne pot scapa din vedere si care, daca ar fi fost analizate din timp, s-ar fi evitat multe probleme. Deci, ce e de facut? Asa cum v-am obisnuit, nu ma risipesc in multe idei, am doar 3 sfaturi de aur :

•  Re-analizeaza tot planul evenimentului impreuna cu cineva care nu a fost implicat in proiect

Evident, ma refer aici tot la cineva din echipa ta de coordonatori de evenimente, adica tot o persoana cu experienta in domeniu, insa care nu a fost implicata direct in proiectul tau.

O a doua pereche de ochi si o minte fresh pot observa aspecte care tie iti scapa, mai ales din cauza analizei si re-re-re analizei lor de sute de ori. Alt coleg poate veni cu o idee care sa iti salveze timp, sau care sa reaseze lucrurile intr-o alta ordine mult mai logica.

Nu iti fie teama niciodata sa intrebi colegii, sa ceri ajutorul, intr-o situatie in care te simti blocat. Organizarea de evenimente este o munca de echipa, chiar daca exista un singur Project Manager, in spatele lui este o echipa ampla catre care sunt redirectionate sarcini, deci care are un cuvant greu de spus in toata organizarea.

•  Stabileste o recapitulare generala cu una-doua saptamani inainte de eveniment

Fa o intalnire cu toti cei implicati (colegi, client, furnizori) si mai treceti o data impreuna prin toate detaliile. In timp ce refaceti traseul evenimentului pas cu pas, ganditi si o lista a scenariilor negre ce ar putea aparea pentru a avea si backup la orice situatie. Intotdeauna e de preferat sa exista deja un plan B. Daca nu exista, daca nu a fost prevazut, atunci va veti gasi in mijlocul evenimentului cu o situatie de criza pe care trebuie sa o rezolvati si cred ca nimeni nu isi doreste asa ceva.

•  Daca este un eveniment repetitiv (lunar, anual etc) si nu numai, cere intotdeauna feedback la final si foloseste ulterior acel feedback pentru a imbunatati activitatea ta viitoare

Ai mai avut evenimentul o data. Sau ai avut cel putin un altul asemanator. De fiecare data cere feedback tuturor celor implicati, nu numai beneficiarului evenimentului. Accepta feedbackul de oricare natura ar fi el, si negativ si pozitiv. Nimeni nu s-a nascut experimentat, nimenu nu este coordonatorul perfect de evenimente. Toti avem ceva de invatat ! Cine considera ca le stie pe toate, de fapt nu stie mai nimic. Mai ales despre sine.

Fiecare nou eveniment, cu tot neprevazutul lui, mai adauga o pagina in cartea experientei noastre, fiecare situatie rezolvata cu bine mai adauga o clasa calitatii noastre. Feedback-ul primit si folosit pentru imbunatatirea altor activitati viitoare va incuraja clientii sa revina catre tine, vazand ca s-a respectat ce au criticat ei cu alta ocazie si nu in ultimul rand, te va incuraja pe tine sa devii din ce in ce mai bun.

Si nu uita ca munca noastra este si va ramane intotdeauna o munca de echipa, iar o echipa functioneaza cel mai bine cand toti sunt prieteni:

Credit foto: unsplash.com