Infotrip – un eveniment de comunicare, nu doar de informare

Suntem cu un picior si jumatate in sezonul de vara.

Din procesul anual de pregatire a sezonului face parte si organizarea de infotrip-uri. Touroperatori, oficii de promovare a turismului, linii aeriene, autoritati locale etc organizeaza vizite de documentare adresate entitatilor care asigura interfata dintre destinatiile turistice si consumatorul final – turistul. Entitati care sunt in general agentii revanzatoare/agenti de turism, bloggeri de travel si/sau jurnalisti de turism.

Pentru ca am organizat de-a lungul timpului cateva info-uri destinate agentilor de turism sau presei, pentru ca am participat recent la cateva actiuni de acest gen, am remarcat ca se fac in general cateva greseli care in cele mai multe cazuri afecteaza eficienta unei astfel de actiuni.

Pentru ca am facut eu insami greseli, pentru ca am vazut aceleasi greseli facute si de alti organizatori, m-am gandit ca ar fi util un ghid de organizare a unui infotrip. Ghid care isi propune sa aduca infotrip-ul, sub orice denumire s-ar regasi el, in sfera evenimentelor de comunicare.

Iata cateva reguli simple, atat pentru organizatori, cat si pentru participantii la info:

1. Organizator (compania care organizeaza evenimentul de documentare):
In primul rand, priviti evenimentul ca pe un eveniment de comunicare, nu ca pe unul de simpla informare. Prin urmare, implicati in organizare departamentul/omul responsabil cu comunicarea din companie si stabiliti impreuna:

• Publicul info-ului. Incercati sa nu mixati categoriile de participanti intr-un singur grup. Fiecare categorie are interesele ei, prin urmare recomandabil este sa avem grup de agenti de turism separat de grup de bloggeri si/sau presa
• Criteriile de selectie a participantilor. Selectia e bine sa fie calitativa, nu cantitativa, pentru a avea, pe cat posibil, un grup omogen si pentru a ne atinge obiectivele. Daca vorbim de bloggeri, aici recomand ca selectia lor sa fie in functie de criterii de genul: relevanta continutului blogului pentru brand-ul tau, afinitate de public, potential de dezvoltare.
• Obiectivele comunicarii. Sunt sigura ca aveti de comunicat participantilor mult mai mult decat ce se comunica prin intermediul reprezentantilor hotelurilor vizitate sau al reprezentantilor locali (ghizi) la destinatie. Probabil aveti de comunicat si informatii despre companie, despre produse, poate programe noi, oameni, proiecte de viitor care privesc partenerii/presa etc.

Pe de alta parte, un info poate fi o ocazie de comunicare 1 la 1 cu partenerul. Acesta este locul in care va intalniti informal, mai multe zile si puteti sa-i cereti feedback vizavi de tot ce va intereseaza in relatia cu el. Feedback (pe baza unui formular prestabilit, fireste), care sa va ajute mai departe in relatia cu partenerul, care sa va inspire strategii de dezvoltare etc

• Programul infotrip-ului. Diferentiat, evident, in functie profilului participantilor. Agentii de turism vor vizita in special hoteluri – dar nu numai, pentru ca astfel ii vom reduce la calitatea de simpli vanzatori de hoteluri, nu de destinatii, chestiune destul de riscanta intr-o piata cu turisti tot mai informati. Iar bloggerii de travel si presa vor fi in special interesati de detalii despre destinatie – dar n-as ignora nici partea de cazare, care e parte din calatorie si intereseaza orice cititor de blog
• Un miniplan de comunicare a evenimentului: incepand cu comunicarea pre-eveniment si terminand cu follow-up-ul. Majoritatea operatorilor se limiteaza la comunicarea pre-eveniment, mai exact la transmiterea programului si a datelor de calatorie. Ce ne facem cu follow-up-ul, de multe ori mai important decat comunicarea dinaintea info-ului?

In al doilea rand, in functie de profilul participantilor, stabiliti persoana care insoteste grupul. Aceasta persoana nu e musai sa fie responsabilul de destinatie (cel care face productia de programe pe destinatia de info, in cazul agentiilor de turism) sau numai responsabilul de destinatie. El poate fi cu succes inlocuit sau insotit de omul de PR/comunicare/marketing, de un manager din companie, chiar de un director executiv.

Oricine ar fi insotitorul de grup, iata cateva dintre atributiile pe care trebuie sa le aiba. Si mai ales pe care trebuie sa stie ca le are, pentru a le pune si in practica:

• Sa fie integratorul de grup si sa reprezinte in egala masura interesele fiecarui participant din grup. Adica sa nu incurajeze formarea de biserici si bisericute, eventual sa adere la una dintre ele si sa ignore total sau sa trateze cu indiferenta ceea ce se intampla cu ceilalti membri ai grupului. Am vazut frecvent insotitori de grup care, pe baza unor afinitati, s-au identificat cu o parte din grup si au uitat care e rolul lor in info. Sigur, e minunat sa faci “gasca’ cu ceilalti participanti, evident ca poti avea preferinte, insa asta nu inseamna sa uiti de ce esti in info si sa ai o conduita necorespunzatoare
• Sa livreze informatii pornind de la obiectivele de comunicare. Asta se poate face nu neaparat pe baza unui program prestabilit, ci in functie de cum simte insotitorul grupul. Daca-l simte mai receptiv dimineata la micul dejun – o poate face atunci, daca vrea sa o faca seara pe plaja, la o bere, sa o faca
• Sa stimuleze obtinerea de informatii de catre grup din partea hotelierilor, reprezentantilor locali etc. Adeseori grupul este format din agenti tineri, care nu stiu ce nu stiu si nu stiu ca nu stiu. Cu toate astea, nu-i putem lasa sa plece acasa la turisti cu doar 3 poze de hoteluri, pe care oricum le gasesc pe internet. Agentul trebuie ajutat sa se intoarca cu maximum de informatii, pe care sa le poate transmite mai departe

Ca organizator, ar fi bine sa va asigurati ca 1. I-ati comunicat insotitorului de grup care-i sunt atributiile si ca si le-a insusit (macar in teorie) si 2. Ca insotitorul de grup este un bun comunicator, nu doar un bun om de produs.

Nu in ultimul rand, recomand creativitate maxima in organizarea acestui tip de eveniment. Stiu ca exista modalitatea standard de a organiza un info, dar incercati sa ganditi si aici out of the box, incercati sa spargeti tiparul.

Provocarea este cu atat mai mare cu cat vorbim de evenimente adresate bloggerilor, care se considera oricum o categorie aparte :), prin urmare vor fi fericiti sa fie tratati aparte. Pe de alta parte, si agentii de turism merita ceva mai mult decat info-uri standard cu obiective turistice de duzina, seri cu specific samd.

Sa nu uitam ca turistii nostri sunt tot mai informati si cauta tot mai mult informatii “neturistice”, prin urmare de ce sa nu incercam sa le furnizam chiar noi asa ceva?! De ce sa nu organizam info-uri pentru agentii nisate, cu turisti pretentiosi? De ce sa nu dam mana libera in organizare si un buget predefinit unui blogger sau unui grup de bloggeri?!

2. Participant (compania care participa la evenimentul de documentare) – aici ma refer in special la agentiile de turism

Indiferent de persoana selectata sa participle la info (agent de turism, director de agentie etc), aceasta ar trebui sa aiba in minte urmatoarele obiective/atributii:

• De a obtine maximum de informatii despre destinatia vizitata, pe profilul publicului pe care il are agentia de turism (daca vorbim de un public educat, de ex – informatii mai putin turistice, poate tips-uri de calatorie)
• De a stoca informatiile primite, pentru uzul celorlalte persoane din companie
• De a facilita accesul colegilor la informatii, impartasind intr-o discutie mai putin formala informatii si impresii despre destinatie

Inchei, repetand ce am spus la inceput: o vizita de documentare intr-o destinatie turistica, indiferent cui ii este adresata, este mai mult decat un eveniment de informare. Este un eveniment de comunicare care, cu obiective precise, poate fi mult mai eficient decat orice alt eveniment B2B sau eveniment media pe care il organizati in timpul anului, pe durata catorva ore.

P.S. Pe subiectul infotrip a scris foarte bine si colegul meu Cristian Francu aici.

Credit foto: unsplash.com

[custom_author=Andrada Crangus]